Pogodba o obdelavi osebnih podatkov
1. Stranki
Upravljavec je podjetje ali samostojni podjetnik, ki uporablja WOOLAB AI Platform (v nadaljevanju »naročnik«). Obdelovalec je WOOLAB, marketing in oglaševanje d.o.o., Stari trg 2, 3320 Velenje, Slovenija, matična številka 9737634000, davčna številka 77581539 (v nadaljevanju »WOOLAB«).
Pogodba je sestavni del Pogojev uporabe. Naročnik jo sprejme z ustvarjanjem prostora podjetja ali z začetkom uporabe platforme. Podpisan izvod na zahtevo pošljemo na info@woolab.si.
2. Predmet in trajanje
WOOLAB obdeluje osebne podatke, ki jih naročnik ali njegovi uporabniki vnesejo, uvozijo ali prejmejo v platformo, izključno za zagotavljanje platforme. Pogodba velja, dokler naročnik uporablja platformo, in do izbrisa podatkov po prenehanju (točka 10).
3. Vrste podatkov in posamezniki
- Posamezniki: stranke, potencialne stranke, kontaktne osebe, prejemniki e-novic, udeleženci dogodkov in sestankov, obiskovalci spletnih strani naročnika, zaposleni in drugi uporabniki naročnika.
- Podatki: ime in priimek, e-naslov, telefon, naslov, podjetje in funkcija, vsebina sporočil, e-pošte, zapiskov in dokumentov, podatki o naročilih, računih in rezervacijah, soglasja in odjave, posnetki in prepisi sestankov, ki jih naročnik ustvari, ter tehnični podatki o uporabi.
- Naročnik v platformo ne vnaša posebnih vrst osebnih podatkov (npr. zdravstvenih), razen če za to sam zagotovi pravno podlago in ustrezne ukrepe.
4. Navodila naročnika
WOOLAB obdeluje podatke samo po dokumentiranih navodilih naročnika. Navodila so ta pogodba, Pogoji uporabe in nastavitve, ki jih naročnik izbere v platformi (npr. povezane storitve, avtomatizacije, AI funkcije). Če WOOLAB meni, da je navodilo v nasprotju s predpisi, naročnika o tem obvesti. Podatkov ne uporablja za lastne namene in jih ne prodaja.
5. Zaupnost in varnost
Do podatkov dostopajo samo osebe, ki to potrebujejo za delovanje platforme in podporo ter so zavezane k zaupnosti. WOOLAB izvaja zlasti te ukrepe:
- šifrirane povezave (HTTPS) in dodatno šifrirani žetoni in gesla povezanih storitev;
- ločevanje podatkov med podjetji in dostop po vlogah in pravicah, ki jih določi naročnik, tudi na ravni baze;
- dvostopenjska prijava in omejevanje poskusov prijave;
- gostovanje aplikacije in baze v EU (Frankfurt);
- nočne šifrirane varnostne kopije baze in datotek; kopije baze in izbrisane datoteke se hranijo največ 60 dni.
6. Podobdelovalci
Naročnik dovoljuje uporabo teh podobdelovalcev:
- Vercel Inc. (gostovanje aplikacije, EU, Frankfurt)
- Supabase Inc. (baza podatkov in datoteke, EU, Frankfurt)
- Cloudflare Inc. (šifrirane varnostne kopije) in GitHub Inc. (šifrirana kopija, hranjena 2 dni)
- Anthropic PBC (AI modeli; vsebina se pošlje samo ob uporabi AI funkcij)
- OpenAI (ustvarjanje slik in glasovni pogovor; samo ob uporabi teh funkcij)
- Google (Firebase za potisna obvestila)
- Daily.co (spletni sestanki)
Storitve, ki jih naročnik poveže sam (npr. Google, Meta, TikTok, ponudniki e-pošte, WordPress, WooCommerce, ChatGPT ali Claude), niso podobdelovalci WOOLAB: za prenos podatkov k njim se odloči naročnik in z njimi sklene svoje pogoje. WOOLAB s podobdelovalci sklene pogodbe z enakimi obveznostmi varstva podatkov. O dodajanju ali zamenjavi podobdelovalca obvesti naročnike z objavo na tej strani vsaj 30 dni vnaprej; naročnik lahko v tem času utemeljeno ugovarja ali naročnino prekliče.
7. Prenos izven EGP
Kjer podobdelovalec podatke obdeluje izven Evropskega gospodarskega prostora, prenos temelji na sklepu o ustreznosti (npr. okvir EU–ZDA za zasebnost podatkov) ali na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije.
8. Pomoč naročniku
WOOLAB naročniku pomaga pri uresničevanju pravic posameznikov (dostop, popravek, izbris, prenosljivost, ugovor): večino lahko naročnik uredi sam v platformi, izvoz podatkov je brezplačen v vseh paketih. Če se posameznik obrne neposredno na WOOLAB, zahtevo posredujemo naročniku. Na zahtevo naročniku pomagamo tudi pri oceni učinka in posvetovanju z nadzornim organom.
9. Kršitve varstva podatkov
WOOLAB naročnika brez nepotrebnega odlašanja obvesti o kršitvi varnosti, ki vpliva na njegove podatke, ter mu posreduje podatke, ki jih potrebuje za obvestilo nadzornemu organu in posameznikom.
10. Vrnitev in izbris podatkov
Pred prenehanjem naročnine lahko naročnik podatke kadar koli izvozi. Po prenehanju WOOLAB na zahtevo naročnika podatke izbriše, razen tistih, ki jih mora hraniti po zakonu. Podatki v šifriranih varnostnih kopijah (baza in datoteke) se trajno izbrišejo najpozneje v 60 dneh.
11. Revizija
WOOLAB naročniku na zahtevo da informacije, ki dokazujejo izpolnjevanje te pogodbe. Pregled na kraju samem je mogoč po predhodnem dogovoru, z zavezo zaupnosti in na stroške naročnika.
12. Končne določbe
Za pogodbo velja pravo Republike Slovenije, za spore je pristojno sodišče v Celju. Pri razhajanju med to pogodbo in Pogoji uporabe glede osebnih podatkov velja ta pogodba. Spremembe objavimo na tej strani; o bistvenih spremembah obvestimo naročnike.